Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Laadbeloning is een handelsnaam van Laadbeloning B.V., gevestigd te Gameren en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42008103. Laadbeloning B.V. is in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de dienstverlening van Laadbeloning. De dienstverlening van Laadbeloning ondersteunt het verzamelen, verifiëren en registreren van elektrisch laadverbruik dat kan worden gerapporteerd aan de Nederlandse Emissieautoriteit (NEa) ten behoeve van emissiereductie programma’s en daaraan verbonden vergoedingsregelingen.

2. Doel en aard van de verwerking

Laadbeloning verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar dienstverlening, waaronder:

• registratie van elektrisch laadverbruik

• verificatie van gegevens die worden gebruikt voor rapportage aan de NEa

• administratieve verwerking van vergoedingen

• naleving van regelgeving met betrekking tot energie- en emissieadministratie

De verwerking van gegevens vindt uitsluitend plaats voor gerechtvaardigde en vooraf bepaalde doeleinden.

3. Categorieën persoonsgegevens

• Identificatie- en contactgegevens

  • naam

  • adres

  • e-mailadres

  • telefoonnummer

• Financiële gegevens

  • bankrekeningnummer (IBAN)

  • betalingsinformatie voor uitbetalingen

• Energie- en laadgegevens

  • geladen elektriciteit (kWh)

  • data van laadsessies

  • laadlocatie of laadpaalinformatie

  • rapportages of exports van laadtransacties

• Ondersteunende bewijsdocumenten

  • facturen of energierekeningen

  • contracten met laadpaalaanbieders

  • rapportages of screenshots van laadpassen of laadplatforms

  • andere documentatie die nodig kan zijn om laadverbruik te verifiëren

• Technische gegevens

  • informatie over laadinstallaties

  • apparaat- of systeemgegevens die nodig zijn voor dataverificatie

• Account- en systeeminformatie

  • gebruikersaccounts

  • beveiligingslogs

  • activiteiten binnen ons platform

4. Datavalidatie en verificatie

Om te voldoen aan eisen van emissieregelingen en toezicht door bevoegde instanties, kan Laadbeloning gegevens controleren en valideren. Dit kan onder meer inhouden: verificatie van laadgegevens, controle van bewijsdocumentatie, vergelijking van gegevens uit verschillende bronnen en controle op inconsistenties of mogelijke fraude. Deze controles zijn bedoeld om de betrouwbaarheid van registraties en rapportages te waarborgen.

5. Audit trails en controlemechanismen

In het kader van transparantie en toezicht kunnen wij bijhouden van belangrijke handelingen binnen onze systemen.

Dit kan onder andere betrekking hebben op:

• wijzigingen in accountgegevens

• registratie of aanpassing van laaddata

• uploads van bewijsdocumenten

• administratieve verwerking van vergoedingen

Deze logs kunnen worden gebruikt voor interne controle, fraudepreventie en eventuele audits door toezichthouders of certificerende instellingen.

6. Rechtsgrondslagen

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende rechtsgrondslagen zoals bedoeld in artikel 6 AVG.

• Uitvoering van een overeenkomst: voor deelname aan de dienstverlening van Laadbeloning.

• Wettelijke verplichtingen: voor administratieve verplichtingen en rapportageverplichtingen in het kader van energie- en emissieregelgeving.

• Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging van systemen, fraudepreventie, controlemechanismen en bedrijfsvoering.

• Toestemming: voor communicatie of andere optionele diensten.

7. Verstrekking van gegevens aan derden

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Dit kan onder meer betrekking hebben op (niet uitputtend): de Nederlandse Emissieautoriteit, certificerende instellingen of auditors, hosting- en cloudproviders, IT-dienstverleners, betaaldienstverleners, accountants en/en administratieve dienstverleners. Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken worden verwerkersovereenkomsten gesloten.

8. Internationale gegevensoverdracht

Persoonsgegevens worden in beginsel opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, zoals: standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, adequaatheidsbesluiten en aanvullende beveiligingsmaatregelen.

9. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. In het kader van energie- en emissieregelgeving kunnen langere bewaartermijnen gelden voor gegevens die relevant zijn voor audits of controle.

Indicatieve bewaartermijnen zijn:

• fiscale en administratieve gegevens: minimaal 7 jaar

• audit- en verificatiegegevens: zolang noodzakelijk voor toezicht en controle

• accountgegevens: gedurende de looptijd van de dienstverlening en maximaal twee jaar daarna

10. Beveiliging van persoonsgegevens

Laadbeloning neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden van maatregelen zijn: versleutelde verbindingen, toegangscontrole en rolgebaseerde autorisatie, monitoring en periodieke beveiligingsupdates.

11. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens, waaronder recht op : inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking. Verzoeken kunnen worden ingediend via de contactgegevens van Laadbeloning.

12. Beperkingen op verwijdering van gegevens

In sommige gevallen kunnen wij verzoeken tot verwijdering niet volledig honoreren wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren, bijvoorbeeld in verband met: fiscale regelgeving, controle- of auditverplichtingen en rapportageverplichtingen richting toezichthouders.

13. Beperkingen op verwijdering van gegevens

Laadbeloning maakt geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen.

14. Beperkingen op verwijdering van gegevens

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer wetgeving, dienstverlening of compliance-vereisten wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.

15. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of voor verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kun je contact opnemen via: info@laadbeloning.nl. Wanneer u van mening bent dat wij niet correct omgaan met jouw persoonsgegevens, kan er een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.